Jaki system informatyczny wybrać

Większość przedsiębiorców przynajmniej raz w życiu staje przed koniecznością wyboru systemu informatycznego dla swojej firmy. Często okazuje się, że jest to wybór dość skomplikowany i trudny. W grę wchodzi wiele czynników oraz kwestii, które trzeba wziąć pod uwagę. Począwszy od potrzeb biznesowych, procesów, funkcjonalności, wizji przyszłości poprzez wybór właściwego rozwiązania, firmy wdrożeniowej oraz oczywiście budżetu i terminu realizacji projektu. Dziś skoncentrujemy się na tym jaki system IT wybrać.

Jaki system informatyczny wybrać?

Większość przedsiębiorców przynajmniej raz w życiu staje przed koniecznością wyboru systemu informatycznego dla swojej firmy. Często okazuje się, że jest to wybór dość skomplikowany i trudny. W grę wchodzi wiele czynników oraz kwestii, które trzeba wziąć pod uwagę. Począwszy od potrzeb biznesowych, procesów, funkcjonalności, wizji przyszłości poprzez wybór właściwego rozwiązania, firmy wdrożeniowej oraz oczywiście budżetu i terminu realizacji projektu. Dziś skoncentrujemy się na tym jaki system IT wybrać.

Po pierwsze określ budżet

it

Jeśli podchodzisz do wyboru rozwiązania informatycznego dla swojej firmy to warto przede wszystkim określić budżet w jakim chcemy dokonać wyboru i zamknąć koszt. Sama funkcjonalność systemu to jedno. Czym innym są niestety koszty licencji oraz ich ewentualnego wdrożenia lub przeszkolenia zespołu. To już spowoduje, że niektóre rozwiązania zostaną skreślone po prostu ze względu na cenę. Ważnym jest aby pamiętać, że im większą prowadzisz firmę tym trudniejsze może być wdrożenie i konfiguracja. Dlatego tak istotne jest aby mierzyć siły na zamiary i dokładnie zweryfikować początkowe potrzeby oraz nasze możliwości finansowe. Często okazuje się, że to co chcemy zrobić nie jest realne w posiadanym przez nas budżecie

Po drugie zdefiniuj funkcjonalność potrzebną do pracy

aplikacje mobilne

Jeśli prowadzisz działalność jednoosobowo wówczas ten krok może nie mieć wielkiego znaczenia gdyż jedyną Twoją potrzebą będzie wystawianie faktur oraz ewentualnie prowadzenie samodzielnie księgowości. Tutaj polecamy zapoznać się rozwiązaniami dostępnymi przez przeglądarkę oraz posiadającymi aplikacje natywne. To sprawi, że będziecie mieć lekkość i swobodę w działaniu oraz wystawianiu faktur z dowolnego urządzenia w dowolnym miejscu. Prowadzisz księgowość i kadry oraz płace wewnętrznie? W takiej sytuacji już musisz powoli myśleć o systemie ERP. Jeśli chcesz również obsłużyć sprzedaż i magazyn to tym bardziej będzie Ci potrzebny system klasy ERP. Wielu przedsiębiorców coraz częściej decyduje się na rozwiązania chmurowe. Jest to dobry kierunek. Zwłaszcza jeśli Twoim pracownikom przyda się dostęp zdalny do danych oraz możliwość pracy z dowolnego miejsca na ziemi. Niestety na razie rzadkością są bogate funkcjonalnie i w pełni przeglądarkowe systemy ERP. Można jednak skorzystać z takich klasycznych systemów w chumrze. Dobrym przykładem będzie Comarch Optima, która obecnie jest jednym najbardziej popularnych rozwiązań tego typu i ma dwa warianty – klasyczną stacjonarną i online. Należy ona jednak do systemów nieco „mniejszych” niż najbardziej rozbudowane systemy ERP.

Masz więcej niż 50 pracowników? Rozważ większy system ERP

systemy erp

Wielkość zatrudnienia nie zawsze determinuje wybór systemu jednak często może wskazywać kierunek w jakim powinniście iść. Gdy biznes przekracza 50 osób zazwyczaj potrzebna jest szeroka funkcjonalność. System, o którym pisaliśmy powyżej czyli Comarch ERP Optima również może sprawdzić się przy takiej skali. Nie posiada jednak typowego modułu do obsługi produkcji, magazynu wysokiego składowania czy zarządzania projektami. Jeśli masz tego typu potrzeby wówczas warto pomyśleć o nieco „większym” systemem ERP. Najbardziej znanym jest niemiecki SAP. Jednak koszt jego licencji, wdrożenia i dalszej obsługi często jest olbrzymi. Dlatego wybór tego rozwiązania bierzcie pod uwagę tylko jeśli zarządzacie dużymi firmami o bardzo skomplikowanych potrzebach oraz wymaganiach. No i oczywiście musicie posiadać duże możliwości finansowe. Bez tego wdrożenie takiego systemu w firmie może doprowadzić do problemów finansowych zamiast do korzyści biznesowych.

Czy można zarządzać małą i średnią firmą za darmo?

Teoretycznie jest to możliwe. Do pewnego momentu możecie obsługiwać zarówno rozliczenia, analizy biznesowe czy projekty w klasycznym MS Excel czy arkuszach kalkulacyjnych Google. Przy niewielkiej skali te narzędzia dają spore możliwości. Jednak na pewno nie wystawicie w nich faktur ponieważ dzisiejsze wymogi związane z raportowaniem JPK będą was ograniczały. Innymi słowy możecie korzystać z bezpłatnych narzędzi np. open CRM do zarządzania relacjami z klientami, arkuszy kalkulacyjnych oraz innych prostych darmowych lub nisko kosztowych systemów informatycznych. Mogą one mieć sens ale na krótki czas. Jeśli chcecie ograniczać koszty by rozwijać firmę i tak prędzej czy później będziecie musieli wybrać jakieś bardziej zaawansowane rozwiązania biznesowe. Prawdopodobnie napotkacie równie na konieczność integrowania różnych rozwiązań ze sobą by poprawić przepływ danych i procesów.

A co z dedykowanymi systemami informatycznymi?

Naszym zdaniem ich czas powoli przemija. Na rynku co prawda nadal wiele firm działa w oparciu o takie systemy jednak spotyka się to coraz rzadziej. Dużą zaletą takiego rozwiązania jest to, że jest ono „szyte na miarę” i w pełni dostosowane do waszych potrzeb. Gdy firma rośnie i macie dobry kontakt z producentem tego oprogramowania sprawa wygląda dobrze. Niestety gorzej gdy ten kontakt się pogarsza, dostawca znika z rynku lub traci kluczowych programistów. Wtedy zaczynają się kłopoty z utrzymaniem i rozwojem takiego dedykowanego systemu a jedynym rozwiązaniem jest migracja na w pełni zintegrowany system informatyczny klasy ERP.

Jeśli zainteresowała was ta tematyka więcej ciekawych informacji znajdziecie na stronie comarch-optima-demo.pl, która dotyczy jednego z najlepszych polskich systemów do zarządzania przedsiębiorstwem oraz daje możliwość pobierania jego wersji demo zupełnie za darmo na 60 dni.

ZOSTAW ODPOWIEDŹ

Please enter your comment!
Please enter your name here