W przypadku dokumentowania obrotu magazynowego podstawowym aktem prawnym, jest ustawa o rachunkowości z 1994 roku. Do zarządzania stanami magazynowymi towarów służą specjalne dokumenty – tzw. dokumenty magazynowe. To właśnie za ich pomocą dokumentowane są wszystkie czynności związane z obrotem towarów znajdujących się w magazynie. W ich zarządzaniu pomaga program magazynowy np. LoMag.
Dokumenty magazynowe dzielą się z uwagi na kierunek przepływu towarów na dokumenty przychodowe i rozchodowe. Zarządzanie magazynem opiera się w zasadzie na ich obsługiwaniu. Dokumenty przychodowe stosowane są przy zakupie towaru. Wystawia go każdorazowo pracownik magazynu na podstawie dokumentu potwierdzającego dostawę. Z kolei dokumenty przychodzące wykorzystywane są podczas odbioru materiału.
Prowadzenie magazynu jest o wiele łatwiejsze odkąd na rynku pojawiły się programy magazynowe takie jak LoMag. Dobry system magazynowy pozwala stale kontrolować stany magazynowe. Odpowiednie wykorzystanie takiego systemu umożliwia rzetelną ocenę prowadzonej gospodarki magazynowej i dostarcza informacji odnośnie aktualnej dostępności towarów. System obsługi magazynu przedstawia stany magazynowe z podziałem na ich ilość. W wielu systemach magazynowych użytkownik może generować dokumenty na podstawie, których zmienia się stan magazynowy określonych produktów.
Poza tym system magazynowy dobrej jakości pozwala również na generowanie cennika produktów. Jest on bardzo pomocny podczas sporządzania ofert handlowych i zestawiania aktualnych stanów magazynowych, a także wykorzystywany podczas ustalania różnić remanentowych. W systemie magazynowym jest też szansa na dodawanie ewentualnych rezerwacji od klientów i wystawiania na ich podstawie dokumentów faktur, paragonów itd, które jednocześnie zmniejszają ilość towarów magazynowych. Dzięki takiemu rozwiązaniu użytkownik ma szansę na kontrolowanie rezerwacji i stanów magazynowych. Poza tym może otrzymywać dane odnośnie konieczności złożenia ponownego zamówienia u danego dostawcy.
